Платежный календарь 1с 8.2. Платежный календарь в «1С:Бухгалтерия. ■ Обновления программного продукта
О чем эта статья
Платежный календарь – полезный инструмент для финансиста и управленца. С помощью него можно выполнять анализ и планирование денежных средств.
В статье рассмотрим:
- Формирование графика платежей
- Контроль своевременного исполнения платежей
- Контроль текущих остатков в кассах и расчетных счетах
- Настройки условий оплаты, поступающей от клиентов и перечисляемой поставщикам
- Механизм расчета дат оплаты по авансовым и кредитным вариантам
Применимость
Статья написана для двух редакций 1С:Управление торговлей – 11.1 и 11.2 . Если вы используете эти редакции, отлично – прочтите статью и внедряйте рассмотренный функционал.
Если же Вы планируете начать внедрение УТ 11, то скорее всего будет использоваться более свежая редакция. Интерфейсы и её функционал могут отличаться.
Поэтому, мы рекомендуем пройти курс Практические задачи уровня 1С:Специалист по УТ 11, КА 2 и 1С:ERP 2 , это поможет вам избежать ошибок и потери времени / репутации.
Постановка задачи
Компания «Мебель-дизайн» занимается оптовой торговлей мебелью. В компании присутствует один оптовый склад, с которого осуществляется отгрузка товара.
Для всех клиентов при оформлении заказов используется предоплата до обеспечения заказа в размере 10% от его суммы. На остальную часть (90% от суммы заказа) предоставляется отсрочка 2 дня.
Для погашения оплаты перед поставщиком «Мебель-сервис» нашей компании предоставляется отсрочка 3 дня после получения товара.
Руководство периодически наперёд оформляет заявки на выдачу денежных средств подотчетным лицам. То есть, заявка создается сегодня для оплаты денег завтра – с плановой датой платежа.
Также необходимо планировать график будущих входящих платежей (например, получение кредита).
Все процессы компании отражаются средствами программы «1С:Управление торговлей 11».
Что необходимо получить
Продемонстрировать функционал, позволяющий анализировать денежные средства , формировать график платежей и контролировать его исполнение в программе «1С:Управление торговлей 11».
Решение задачи по платежному календарю
Для начала создадим в базе организацию «Мебель-дизайн».
Поскольку в нашей компании используется только одна организация, то флаг «Несколько организаций» в разделе «Администрирование» – «Организации и денежные средства» устанавливать не будем (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Предприятие»).
Для создания организации перейдем в раздел «Нормативно-справочная информация» – «Настройки и справочники» – «Сведения об организации» (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Сведения о предприятии»).
Заполним всю необходимую информацию. Запишем карточку организации, нажав кнопку «Записать и закрыть».
В компании используется один оптовый склад.
Соответственно, в разделе «Администрирование» – «Склад и доставка» флаг «Несколько складов» включать необязательно (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Склад и доставка»).
Перейдем в раздел «Нормативно-справочная информация» – «Настройки и справочники» – «Настройка складского учета» (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Сведения о предприятии» – «Настройка складского учета»).
Заполним всю необходимую информацию и запишем карточку склада.
В компании используются заказы клиентов и заказы поставщикам.
В разделе «Администрирование» – «CRM и продажи» (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Продажи») установим флаг «Заказы клиентов», а также установим вариант использования заказов как «Заказ со склада и под заказ» (более подробно о вариантах использования заказов смотрите в дополнительном ).
Для указания условий оплаты для клиентов в этом же разделе программы включим функционал использования соглашений с клиентами. Выберем вариант «Типовые и индивидуальные соглашения».
Для включения использования документа «Заказ поставщику» необходимо в разделе «Администрирование» – «Закупки» включить флаг «Заказы поставщикам» (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Закупки»).
Здесь же включим флаг «Соглашения с поставщиками», для того чтобы указать условия закупки и оплаты с поставщиком.
Создадим новое соглашение с клиентами, которое будет использоваться для продажи товаров нашим клиентам.
Заполним порядок оплаты согласно условиям задачи: аванс до обеспечения заказа в размере 10% и на 90% – кредит с отсрочкой 2 дня.
Теперь оформим в программе новый заказ от клиента «Иванов Иван Иванович» (создадим нового клиента в разделе «Нормативно-справочная информация» – «Контрагенты»).
Состав заказа:
- Стол дубовый 1 шт. Цена 10 000 руб.
- Шкаф-купе 1 шт. Цена 20 000 руб.
В разделе «Нормативно-справочная информация» предварительно создадим две позиции номенклатуры.
Перейдем в раздел программы «Продажи» и оформим новый документ «Заказ клиента».
Укажем в документе клиента и необходимые позиции товара.
Укажем желательную дату отгрузки в заказе, например, 11.06.2015 г.
В строках табличной части «Товары» укажем вариант обеспечения (колонка «Действия») – «К обеспечению». При установке этого статуса программа автоматически установит дату отгрузки для товаров. При расчете даты отгрузки будет учтена желаемая дата отгрузки.
При попытке провести документ программа выдаст ошибку о том, что нарушены условия оплаты.
Дело в том, что в соглашении (которое автоматически установилось в документе, так как это единственное соглашение в базе) мы указали в условиях оплаты аванс до обеспечения 10%.
При проведении документа в статусе «К выполнению» программа проверяет условия оплаты по документу. Условия оплаты в данном случае еще не выполнены.
Установим в заказе статус «На согласовании» и проведем документ.
Проверить условия оплаты по документу можно, нажав на гиперссылку под табличной частью документа.
Как видим, программа автоматически рассчитала суммы и даты платежей (аванса и кредита) по заказу согласно условиям, указанным в соглашении.
При расчете дат оплаты для авансового этапа и предоплаты используется дата оформления заказа (08.06.2015 г.).
Расчет дат по кредитным этапам производится от желаемой даты отгрузки товаров с учетом того календаря, который был указан в соглашении (в нашем случае по календарным дням).
То есть кредит (после отгрузки) рассчитан как:
Желаемая дата отгрузки + 2 дня =13.06.2015 г.
Эти данные будут нам необходимы для учета планируемых платежей при составлении платежного календаря.
Проведем оплату от клиента на сумму 3 000 руб. как аванс по заказу.
Предварительно в разделе «Нормативно-справочная информация» – «Настройки и справочники» – «Настройка кассы» (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Сведения о предприятии» – «Настройка кассы») заполним информации о кассе нашей компании.
Также в разделе «Нормативно-справочная информация» – «Настройка банковского счета» заполним информацию о банковском счете нашей компании (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Сведения о предприятии» – «Настройка банковского счета»).
В документе «Заказ клиента» нажмем на кнопку «Создать на основании» – «Приходной кассовый ордер».
Проведем кассовый ордер на сумму 3 000 руб.
Теперь мы сможем провести наш заказ клиента в статусе «К выполнению».
Проанализировать остаток денежных средств и график платежей можно с помощью отчета «План платежей» в разделе «Финансы» (в УТ 11.2 это раздел «Казначейство»).
Использование «Платежного календаря» доступно при включенной функциональной опции «Заявки на расходование денежных средств» в разделе «Администрирование» – «Организации и денежные средства» (в УТ 11.2 это раздел «НСИ и администрирование» – «Казначейство»).
Сформируем отчет «План платежей».
В отчете мы видим, что текущий остаток денежных средств составляет 3 000 руб.
Планируемая оплата от клиента равна 27 000 руб.
Все верно. При расчете доступного остатка учтены планируемые платежи от клиента. При этом сумма платежа от клиента представлена в отчете строкой в соответствии с этапами оплаты, которые мы указали в заказе клиента.
Отчет информирует, что на субботу 13.06 остатки денежных средств будут составлять 30 000 руб.
Теперь оформим «Заказ поставщику» на основании нашего «Заказа клиента».
Но сначала создадим нового поставщика «Мебель-сервис» в разделе «Нормативно-справочная информация» – «Контрагенты».
На панели навигации формы карточки поставщика перейдем в пункт «Соглашения с поставщиком».
Создадим новое соглашение.
Заполним в соглашении всю необходимую информацию.
Укажем условия оплаты согласно нашей задаче – кредит (после отгрузки) 3 дня.
Откроем «Заказа клиента», нажмем кнопку «Создать на основании» и выберем пункт «Заказ поставщику».
Укажем в документе созданного нами поставщика «Мебель-сервис». Соглашение с поставщиком установится автоматически.
Будут автоматически рассчитаны даты и суммы платежа в соответствии с тем графиком оплаты, который мы определили в соглашении.
Мы не используем аванс или предоплату по заказу поставщику, но при расчете дат оплаты для авансового этапа и предоплаты используется дата оформления заказа. При этом также учитывается желаемая дата поставки товаров.
Расчет дат по кредитным этапам производится от желаемой даты поставки товаров с учетом того календаря, который был указан в соглашении (в рассматриваемом примере – по календарным дням). В нашем случае это:
Дата поступления (09.06.2015 г.) + 3 дня = 12.06.2015 г.
Проведем документ.
В отчете появилась новая группировка по оплате денежных средств поставщику.
Как видим, на 12.06.2015 г. с учетом текущего остатка денежных средств мы получим минус 20 000 руб.
На 13.06.2015 г. с учетом поступления оплаты от клиента остаток денежных средств должен быть 7 000 руб.
То есть сложилась ситуация, что на момент оплаты поставщику у нас нет необходимой суммы денег.
Представим себе, что руководство компании начало переговоры с банком на получение кредита. Денежные средства из банка в размере 50 000 руб. должны поступить 10.06.2015 г.
В платежном календаре есть возможность оформлять планируемые поступления денежных средств с помощью команды «Добавить поступление».
Перед нами откроется новый документ «Ожидаемое поступление ДС».
Заполним его.
Укажем новую статью ДДС «Прочее поступление ДС» и сумму 50 000 руб.
Дату документа установим 10.06.2015 г.
Проведем документ.
Сформируем повторно отчет «План платежей».
Мы увидим, что на 10.06.2015 г. планируется прочее поступление денежных средств в размере 50 000 руб.
Учитывая это планируемое поступление, у компании будет возможность оплатить задолженность перед поставщиком.
С учетом еще и поступления ДС от клиента общий планируемый остаток составляет 57 000 руб.
Представим, что кредит в банке был оформлен и денежные средства были получены на наш банковский счет.
На основании документа «Ожидаемое поступление ДС» создадим документ «Поступление безналичных ДС».
Укажем плательщика «Банк ВТБ».
Установим флаг «Проведено банком» и укажем дату проведения денежных средств банком.
Сформируем повторно отчет «Платежный календарь».
Мы видим, что текущий остаток денежных средств с учетом получения кредита в банке составляет уже 53 000 руб.
Но строка «Планируемое поступление» в отчете не пропала.
В результате на 10.06.2015 г. планируемый остаток денежных средств составляет 103 000 руб., что не совсем верно.
Это ошибка конфигурации релиза УТ11.1.10.153. Думаю, что в будущих релизах разработчики её исправят.
Что касается нашего отработанного документа «Планируемое поступление денежных средств», то его следует удалить или сделать непроведенным.
Кроме того, были рассмотрены настройки условий оплаты, поступающей от клиентов и перечисляемой поставщикам, а также механизм расчета дат оплаты по авансовым и кредитным вариантам.
Функционал, как видим, несложный и будет очень полезен финансовым менеджерам и бухгалтерам компании, для того чтобы контролировать остатки денежных средств и планировать расходы.
Чтобы предприятие вовремя могло выполнять взятые на себя финансовые обязательства, следует избегать кассовых разрывов - недостатка денежных средств, необходимых для финансирования очередных расходов. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь», который не только помогает бороться с кассовыми разрывами, но и способствует оперативному управлению финансовыми потоками. В календаре могут отражаться сведения о поступлениях от покупателей и о запланированных оплатах поставщикам; о платежах в бюджет; о просроченных платежах; о денежных средствах, находящихся в пути между банком и кассой (например, при инкассации), и планируемых к поступлению по договорам эквайринга. Новая функциональность особенно полезна для малых и средних компаний, у которых отсутствует финансовый отдел или в штате нет финансового менеджера.
| Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени:
1. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь» - функционал, помогающий бороться с кассовыми разрывами и способствующий оперативному управлению финансовыми потоками. 2. Доступ к Платежному календарю осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Руководителю в группе Планирование. 3. Платежный календарь - это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня. 4. Отчет Платежный календарь в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций): оплата от покупателей, прочие поступления, налоги и взносы, платежи поставщикам, зарплата, периодические платежи. |
Новый функционал по планированию финансовых потоков
Для стабильной работы предприятия необходимо своевременное осуществление всех запланированных платежей контрагентам. Для этого на момент выполнения платежа в кассе или на расчетных счетах организации в банке должно быть достаточно средств. Ситуация, когда денежных средств временно не хватает, называется кассовым разрывом. В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 для предотвращения кассовых разрывов предусмотрена новая функциональная возможность - Платежный календарь (см. рис. 1).Рис. 1. Форма платежного календаря
Доступ к Платежному календарю осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Руководителю в группе Планирование . В настройках командной панели указывается организация, для которой формируются сведения о планируемых платежах, и период составления прогноза, включая текущую дату. Платежный календарь - это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня.
Отрицательные значения на конец дня обозначают кассовые разрывы. Они выделяются в отчете красным цветом. Для исключения кассовых разрывов необходимо следить, чтобы сумма платежей не превышала сумму поступлений с учетом остатка на начало дня. Используя Платежный календарь , бухгалтер видит, где намечается недостаток средств, и может вовремя принять меры для его устранения.
Разделы Платежного календаря
Отчет Платежный календарь в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций):- Оплата от покупателей;
- Прочие поступления;
- Налоги и взносы;
- Платежи поставщикам;
- Зарплата;
- Периодические платежи.
Оплата от покупателей
В разделе Оплата от покупателей отображаются платежи, запланированные согласно документам учетной системы Счет покупателю, Реализация (акты, накладные), Оказание производственных услуг, Передача ОС, Передача НМА .Напоминаем, что возможность указывать сроки уплаты в этих документах устанавливается в настройках функциональности. Для того чтобы пользователь мог отслеживать сроки ожидаемых оплат от покупателей, в разделе Главное -> Функциональность на закладке Расчеты необходимо установить флаг Планирование платежей от покупателей .
Информацию о просроченных платежах можно получить, если перейти по соответствующей гиперссылке в форму помощника Ожидаемая оплата от покупателей (рис. 2).
Рис. 2. Помощник «Ожидаемая оплата от покупателей»
В форме помощника можно изменить срок оплаты одного или нескольких документов, предварительно выделив их курсором. По кнопке Изменить срок оплаты открывается форма ввода нового срока оплаты. Также срок оплаты документа можно изменить непосредственно в колонке Срок оплаты . Выделив строки в списке, можно отправить электронное письмо контрагенту с напоминанием об оплате. Письмо сформируется автоматически по кнопке Напомнить .
Прочие поступления
В разделе Прочие поступления отображается информация о денежных средствах, внесенных в кассу кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению (остатки по счету 57.01 «Переводы в пути»). Также в разделе отображается планируемое поступление денежных средств по договорам эквайринга (остатки по счету 57.03 «Продажи по платежным картам»).Налоги и взносы
В разделе Налоги и взносы отображаются задачи по уплате платежей в бюджет (налоги, сборы, страховые взносы). Суммы налогов, сборов и взносов к уплате рассчитываются по данным информационной базы - это либо начисленные суммы налогов, либо данные из подготовленных деклараций или отчетов. Если по платежу не было возможности определить сумму (например, нет ни декларации, ни начислений), то в поле вместо суммы отображается прочерк.Для платежей в бюджет доступны действия, аналогичные соответствующим задачам в Списке задач . По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие - например, Оплатить или Свериться с ФНС . В случае, когда сумма платежа не определена, программа «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 подскажет, какое действие нужно выполнить - например, подготовить декларацию по соответствующему налогу.
Платежи поставщикам
В разделе Платежи поставщикам отображаются платежи, запланированные согласно документам Счет от поставщика, Поступление (акты, накладные), Поступление доп. расходов, Поступление НМА . По клику на ячейку открывается документ, на основании которого запланирован платеж. Для того чтобы пользователю была доступна возможность указывать сроки оплаты в документах поставщика, необходимо в настройках функциональности программы на закладке Расчеты установить флаг Планирование платежей поставщикам .Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке. При нажатии на нее открывается форма помощника Оплата поставщикам , с помощью которого можно автоматически сформировать список платежных поручений на оплату поставщикам. Для этого нужно отметить флагом строки, по которым нужно сформировать платежные поручения. Платежные документы формируются автоматически по кнопке Создать платежные поручения .
Зарплата
В раздел Зарплата включены платежи по выплате сотрудникам заработной платы. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие, например Выплатить или Свериться с ФНС по НДФЛ (рис. 3).
Рис. 3. Разделы «Налоги и взносы» и «Зарплата»
Периодические платежи
В разделе Периодические платежи отображается информация о регулярных платежах - например, за коммунальные услуги, связь, аренду, интернет и др. Дату напоминания об очередном платеже и регулярность напоминаний можно установить в форме платежного поручения по гиперссылке Повторять платеж ? Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке.В форме Платежного календаря можно скорректировать планы по приходу/расходу денег с помощью команды Перенести на другой день . Для этого нужно выделить область, содержащую информацию о платеже. Также команда доступна в контекстном меню ячейки платежа. Перенос доступен только для платежей поставщикам и для оплаты от покупателей.
В простом и наглядном виде Платежный календарь представляет информацию о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами и способствует оперативному принятию мер по недопущению этой ситуации. Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств организации, в котором кассовые разрывы отсутствуют.
Переходим в раздел На закладке «Расчеты» ставим флаг «Планирование платежей от покупателя»:
- Реализация (акты, накладные);
- Передача ОС;
- Передача НМА;
- Оказание производственных услуг;
Формируем новый документ, допустим «Реализация товаров (накладная)». Далее переходим по ссылке «Расчеты» и указываем дату в поле «Оплата до»:
Если для всех контрагентов установлен единый срок оплаты, то в 1С 8.3 можно настроить подставляемое по умолчанию значение. Для этого переходим в раздел Продажи – Настройки – Сроки оплаты покупателями.
Шаг 3. Отчет “Задолженность покупателей”
Следующим шагом сформируем отчет по просроченной задолженности покупателей с учетом срока оплаты. Переходим в раздел Руководителю – Расчеты с покупателями – Задолженность покупателей по срокам долга.
Из отчета видим, что по состоянию на 21.05.2016 у покупателя имеется неоплаченная задолженность сроком до 7 дней в размере 2 264 455 рублей:
Шаг 4. Напоминание о неоплаченных счетах
Сформируем напоминания о неоплаченных счетах с помощью помощника «Ожидаемая оплата от покупателей».
Помощник позволяет не только сформировать отчет по имеющимся задолженностям контрагентов, но и напоминания контрагентам о необходимости оплатить счета.
Продажи – Расчеты с контрагентами – Ожидаемая оплата от покупателей:
Отправить письмо из 1С 8.3 с напоминанием можно по кнопке <Напомнить>:
Планирование платежей поставщикам
В первую очередь необходимо настроить программу 1С 8.3, чтобы появилась функция планирования платежей поставщикам.
Шаг 1. Настройка функциональности программы
Переходим в разделГлавное – Настройки – Функциональность. На закладке «Расчеты» ставим флажок «Планирование платежей поставщикам»:
Шаг 2. Вводим срок оплаты в документах
- Поступление (акты, накладные);
- Поступление доп. расходов;
- Поступление НМА;
- Счет от поставщика.
Сформируем новый документ, допустим «Поступление: Товары, услуги, комиссия». Переходим по ссылке «Расчеты» и вводим данные в поле «Срок оплаты»:
Если для всех контрагентов установлен единый срок оплаты, то можно настроить значение, подставляемое по умолчанию. Для этого нужно перейти в раздел Покупки – Настройки – Сроки оплаты поставщикам.
Шаг 3. Отчет “Задолженность поставщикам”
Сформируем отчет в 1С 8.3 по просроченной задолженности поставщикам с учетом срока оплаты. Для этого перейдем в раздел Руководителю – Расчеты с поставщиками – Задолженность поставщикам по срокам долга.
Из отчета видим, что по состоянию на 15.06.2016 имеется неоплаченная задолженность поставщику сроком до 7 дней в размере 202 098.00 руб:
Шаг 4. Оплата задолженности поставщикам
Через помощника «Оплата поставщикам» сформируем платежные поручения на оплату.
Помощник дает возможность сформировать отчет об имеющихся задолженностях контрагентам, создать платежные поручения или поменять установленный срок оплаты.
Помощника можно найти в разделе Банк и касса – Платежные поручения – Кнопка «Оплатить» – Товары и услуги:
По выбранным строчкам можно сделать платежные поручения, используя кнопку <Создать платежные поручения>:
Если указать сразу несколько задолженностей одному поставщику, то помощник сформирует один документ «Платежное поручение» на всю сумму задолженности.
|
работайте с удовольствием и с полным пониманием функционала 1С 8.3
В программу курса мы включили большое количество практических тестов и заданий, которые позволят вам потренироваться, набить руку и успешно приступить к работе в 1С Бухгалтерия 3.0 (8.3) без каких-либо сомнений.
Поставьте вашу оценку этой статье: Опубликовано 14.06.2018 21:01 Просмотров: 2147
В прошлых статьях мы внимательно проанализировали долги перед компанией (дебиторскую задолженность) и долги самой компании (кредиторскую задолженность), а также обсудили способы анализа движения денежных средства с помощью программы 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0. Сегодня я хочу немного рассказать вам о таком полезном инструменте как платежный календарь. Итак, что нужно сделать для того, чтобы начать его эффективно использовать?
Прежде всего, наводим порядок в договорах: составляем реестр договоров, вносим сроки оплат по договорам.
Реестр договоров служит основной для платежного календаря, он позволяет контролировать сроки оплат по обязательствам и выполнение условий договоров контрагентами.
Далее нужно распределить планируемые платежи по приоритетам.
Например:
1-й уровень – кредиты и займы;
2-й уровень – налоги;
3-й уровень – заработная плата и отчисления ФОТ;
4-й уровень – экстренные платежи, связанные с возможными угрозами остановки производства;
5-й уровень – закупка товаров, материалов в текущем режиме.
Вы можете установить приоритеты платежей компании по своему усмотрению.
Создавайте резервы для планируемых платежей. Не прогнозируйте поступления с излишком.
Как же работать с платежным календарем в 1С: Бухгалтерии?
Меню «Руководителю» – раздел «Планирование» – «Платежный календарь».
В табличной форме видим текущий остаток денег на счетах и в кассе компании с разбивкой по дням. Планируемый период устанавливаем по своему усмотрению. Как правило, это 7 дней. Такая таблица хорошо видна во весь экран. Программа нам предлагает возможные поступления и расходы денежных средств, исходя из договоров (если указан срок оплаты), счетов, документов поступления и реализации, а также «Списка задач».
В платежном календаре можно скорректировать планы по приходу/расходу денег с помощью функции «Перенести на другой день». Для этого выделяем область, содержащую информацию о платеже. Щелкнув два раза мышкой, мы попадаем в документы оплат. Здесь можно скорректировать дату предполагаемого поступления и дату возможной оплаты. Эта же команда («Перенести на другой день») доступна и в контекстном меню ячейки платежа.
Перенос платежей с помощью контекстного меню (правая кнопка мышки).
Важно:
Платежный календарь – это инструмент управленческого учета компании. Разделы в нем заполняются из следующих источников:
-оплата от покупателей: счета покупателю, реализация (накладные, акты, передача ОС, передача НМА и др.)
-налоги и взносы: платежи из «Списка задач» (по данным подготовленных деклараций или отчетов)
-платежи поставщикам: счета от поставщика (если такой учет ведется в базе), поступление (накладные, акты), поступление доп. расходов, поступление ОС, поступление НМА
-зарплата: платежи по выплате зарплаты, соответствующие задачам из «Списка задач».
Если вы видите, что возможен кассовый разрыв (временный недостаток денежных средств для финансирования расходов ежедневной деятельности) – нужно оперативно, до наступления события принимать меры для его недопущения (например, гарантийные письма, устные договоренности и др.)
Платежный календарь поможет вам видеть проблемы на один шаг вперед, а это крайне важно.
Попробуйте, и вы увидите новые возможности и резервы своего бизнеса!
«Лучшее никогда не бывает слишком хорошим».
Во многих конфигурациях 1С имеется такой функционал, как платежный календарь (ПК). Он помогает выполнять краткосрочное планирование денежных средств (ДС) и вовремя обнаруживать кассовые разрывы. В конфигурации «1С:ERP Управление предприятием 2» ПК представлен в виде удобного рабочего места, которое позволяет создавать документы, формировать отчеты и анализировать полученные результаты. В этой статье мы хотим подробно остановиться на особенностях работы с ПК в упомянутой конфигурации (редакция 2.4).
ПК в целом представляет собой аналитический отчет, отражающий поступления, списания и остатки ДС, которые могут группироваться по видам – наличные и безналичные, а также по местам их размещения – конкретным банковским счетам или кассе организации. Помимо этого из платежного календаря можно осуществлять запланированные списания ДС, управлять их остатками на разных банковских счетах и в кассе, перемещать, чтобы ликвидировать кассовые разрывы. ПК станет надежным помощником в управлении потоками ДС даже начинающим финансовым менеджерам, при условии, что будут учтены рекомендации по работе с ним.
Установка параметров для ведения платежного календаря
Работа с ПК станет возможной после предварительной установки одного важного параметра программы. Проверим его через интерфейс «НСИ и администрирование/Настройка НСИ и разделов/Казначейство».
Этот параметр – ведение заявок на расходование денежных средств. ПК ведется в 1С:ERP при установленном флаге Установим его.
Этого достаточно, чтобы начать работу с ПК.
Доступ к ПК возможен через интерфейс «Казначейство/Планирование и контроль денежных средств/Платежный календарь».
Настройка платежного календаря в 1С 8.3
Внешний вид ПК может быть настроен с учетом требований и задач пользователя. По умолчанию календарь открывается в режиме двух окон: заявки/слева, календарь/справа.
Изменить режим вывода ПК можно с помощью кнопки «Вид» , расположенной в левой верхней части календаря.
Всего для вида календаря существует три режима:
- Заявки/Календарь;
- Календарь/Платежи;
- Список заявок.
Оптимально использовать второй режим, в нем доступны все документы-основания как для получения, так и для расходования ДС.
ПК можно настроить на конкретное число дней планирования (на предыдущем скриншоте это 20 дней). Указать нужную организацию (в нашем случае это «Промпоставка»). Установить отбор по конкретному банковскому счету/кассе.
Очень важной является настройка ПК, позволяющая управлять видимостью его строк. Она доступна из выпадающего меню кнопки «Еще»:
Для установки в окне настройки доступны несколько типов опций:
- Отображение в календаре – дает возможность установить видимость еще несогласованных заявок на расход;
- Ожидаемые поступления – включает видимость строк прихода ДС в разрезе документов расчетов;
- Ожидаемые списания – управляет видимостью расходов без заявок и в разрезе документов расчетов.
Кроме того, в настройке доступен выбор типа валюты – управленческого или регламентированного учета. Дополнительным приятным бонусом служит возможность установки даты планирования и отключения нерабочих дней календаря.
Познакомимся со структурой ПК, соответствующего заданным ранее настройкам.
Слева располагается перечень расчетных счетов организации, если предварительно не установлен отбор по какому-либо одному счету. В отчете доступны остатки, поступления, списания, итоговые суммы. Колонки отчета дают возможность увидеть просроченную задолженность и планируемые движения по дням. Если переключать активность ячеек календаря, то в нижней табличной части будет изменяться список документов, которые расшифровывают или поступления, или списания или суммы просроченной задолженности.
Ведение платежного календаря в 1С
Как мы упоминали ранее, ПК в ERP представляет собой рабочее место, то есть пользователь может сразу в открытой форме управлять ПК.
Планирование движений денежных средств в платежном календаре
В календаре можно планировать движение ДС, с последующим созданием необходимых документов, по таким направлениям:
- Перечисление на другой счет;
- Выдача в другую кассу;
- Инкассация в банк;
- Инкассация из банка;
- Конвертация валюты.
Для этого достаточно выбрать необходимую строку из выпадающего меню кнопки
В зависимости от выбранной строки будет открыт диалог для создания документов:
- Распоряжение на перемещение средств – для всех строк, кроме конвертации валюты;
- Заявка на расходование ДС – только для конвертации валюты.
Особенности заполнения платежных документов для корректного ведения платежного календаря
Для того чтобы система однозначно классифицировала тот или иной расчетный документ по принадлежности к движению с конкретного банковского счета, необходимо указать в этом документе форму оплаты и конкретизировать банковский счет и кассу.
Например, заказ клиента, в котором указана любая форма оплаты и не заполнены наименования кассы и расчетного счета, не сможет идентифицироваться в ПК.
Такой заказ попадет в так называемые невыясненные поступления, и в форме ПК появится строка «Поступление не распределено». Аналогичная ситуация возможна со списанием ДС, если в расчетных документах с поставщиками не заполнены касса или расчетный счет, с которых будут произведены оплаты. Такие суммы обособленно отражаются в строке «Списание не распределено».
Чтобы таких ситуаций не возникало, необходимо внимательно следить за порядком заполнения реквизитов документов оплаты. В ПК с полностью заполненными документами оплаты отсутствуют строки «Поступление не распределено/Списание не распределено».
Отслеживание и устранение кассовых разрывов с помощью платежного календаря в 1С
В процессе ведения ПК у организации могут возникать кассовые разрывы, т.е. временная нехватка ДС или превышение имеющихся и поступающих средств над платежами, которые необходимо осуществить организации в тот же период времени, обычно, в тот же день. В ПК кассовые разрывы очень наглядно отражаются как отрицательные суммы остатка на том или ином банковском счете или кассе организации:
Анализ состояния ПК на наличие кассовых разрывов позволит оперативно отреагировать на их возникновение. Устранить кассовый разрыв можно несколькими способами:
- Переместить деньги с одного банковского счета на другой, обеспечивая достаточный остаток;
- Изменить сумму списания ДС, уменьшив ее и отсрочив платежи до даты появления плановых поступлений;
- Обеспечить достаточное поступление ДС от заказчиков.
Рассмотрим в качестве примера способ перемещения средств между счетами. Как видно на скриншоте выше, кассовый разрыв образовался на счете «7231/Промпоставка (RUB)/Собственный счет». Если мы проанализируем ПК в целом по организации, то увидим, что имеется другой банковский счет с достаточной суммой средств.
Мы сможем переместить ДС с одного счета на другой, как это описано выше, создав документ
После этого, обновим ПК и убедимся, что кассовый разрыв исчез.
Заявки на расходование в платежном календаре 1С
Учетная система «1С:ERP 2» позволяет вести расходование ДС как с обязательным использованием заявок на том или ином банковском счете организации, так и без них. Управлять заявками мы можем через конкретный банковский счет организации.
Оформим списание ДС с банковского счета без обязательных заявок. Для этого в ПК воспользуемся кнопкой
В рассмотренном случае будет сформирован документ «Списание безналичных денежных средств», по которому будут фактически перемещены ДС.
В случае обязательного использования заявок на расход с основанием заказов поставщиков и иных документов поступления, ожидающих оплаты, потребуется создавать эти заявки, которые будут попадать в ПК.
В ПК можно оперативно управлять заявками, перемещая их по датам платежа, разбивая оплаты, тем самым также управляя кассовыми разрывами.
Для удобства работы с большим числом заявок в ПК предусмотрены группировки заявок по различным критериям:
На этом мы заканчиваем описание возможностей платежного календаря в «1С:ERP 2». Надеемся, что с помощью нашей инструкции вы быстро освоите работу с ПК и начнете управлять денежными средствами вашей организации, применяя этот инструмент.