Причины переходить зуп 2.5 на 3.0. Как выполнить тестирование и исправление

Узнав об ограниченной поддержке конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5» в 2016 году, мы решили перейти на «1С:Зарплата и управление персоналом 3.0». Мы уже работали с этой версией конфигурации, на версии 2.5 в нашей организации оставались лишь несколько старых баз.

В отличие от «Бухгалтерии предприятия», переход на новую версию которой осуществляется простой установкой обновления конфигурации, из «ЗУП 2.5» нужно переносить данные. Для этого у 1С есть встроенный механизм переноса, так что особых проблем при переходе возникнуть не должно. Конечно, если учёт в старой базе вёлся корректно и конфигурация у вас типовая.

Итак, начнём.

Переход с конфигурации 1С ЗУП 2.5 на 1С ЗУП 3.0 на практике

Нам понадобится пустая база «ЗУП 3.0» актуального релиза (у нас был 3.0.25.56). Также была сделана копия базы «ЗУП 2.5», данные переносились из копии, а не из рабочей базы, хотя этого можно и не делать. Не хотелось мешать пользователям. Перед этим релиз «ЗУП 2.5» был обновлён до актуального на тот момент 2.5.98.1. Кроме того, в старой базе был рассчитан и закрыт месяц, сделаны и проведены все начисления и выплаты за декабрь 2015 года.

1. Заходим в пустую базу «ЗУП 3.0». При запуске она сразу предлагает варианты загрузки данных из разных программ. Выбираем нужный:

2. Выбираем базу, из которой будем переносить данные:

3. В появившейся форме нажимаем кнопку «Настройка» и выбираем вариант переноса:

На этом моменте остановимся подробнее. Существует два вида встроенного переноса данных из «ЗУП 2.5»: краткий и полный.

Первый вариант появился сравнительно недавно. На мой взгляд, он замечательно подходит в случае, когда вместе с переходом на новую версию осуществляется ещё и реорганизация штатного расписания, и старые кадровые данные больше не нужны.

При этом варианте нужно будет указать месяц начала эксплуатации новой версии программы. На эту дату будет сделан срез кадровых данных, плановых начислений и взаиморасчётов с сотрудниками. Также будут перенесены данные для расчёта среднего заработка. Именно этот вариант 1С предлагает по умолчанию. Он быстрый, лёгкий, но перенести может далеко не всё, что вам нужно.

Поэтому мы выбрали второй вариант, который предполагает перенос всех кадровых данных, начислений, удержаний и выплат за указанный период. В этом случае нужно выбрать год, с которого переносим данные. В документах для расчёта среднего используется период длиной в три года, поэтому указываем 2013 год:

4. Вот и всё, нажимаем кнопку «Загрузить данные» и ждём. У нас база не очень большая, в файловом варианте занимает 2,2 Гб. Данные из неё при полном варианте переносились около 2 часов. Если база гораздо больше, перенос может идти в течение нескольких суток и завершиться ошибкой. Тогда придётся воспользоваться кратким вариантом переноса, он гораздо легче и быстрее.

5. Если в старой базе есть некорректные данные, можно увидеть сообщение, подобное этому:

У нас ошибка возникла из-за того, что в «ЗУП 2.5» в регистре сведений «Гражданство физических лиц» присутствовали записи следующего вида:

Видимо, эти данные были перенесены ещё из «1С:ЗиК», работавшей на версии 7.7. Исправляем дату «31.12.1899» на хотя бы «01.01.1900» и повторяем перенос. Теперь всё завершается удачно:

6. Что делать после переноса, как проверить данные?

Первым делом мы попробовали рассчитать зарплату за январь в старой и новой базах. Выяснилось, что в новой программа пытается начислить зарплату трём сотрудницам, находящимся в декрете. После перепроведения документов «Отпуск по уходу за ребёнком» в «ЗУП 3.0» проблема исчезла.

Затем мы выборочно сформировали справки для расчёта пособий в старой и новой базах. Данные совпали:

Также был отредактирован список начислений, поскольку при полном варианте переноса из старой базы вместе с движениями и остатками регистров были загружены виды расчёта, которые в 3.0 не используются. Таким начислениям был установлен признак «Больше не используется».

Кроме того, пришлось править некоторые движения регистров начислений и взаиморасчётов, но не из-за некорректного переноса, а из-за ошибок учёта, обнаруженных в 2.5. Внимательно проверяйте данные перед переходом и удачного переноса!

На смену «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, пришла «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3, и кто-то уже успел перейти на новую редакцию, не избежав при этом затруднений. Если вы тоже планируете переход, то эта статья для вас: расскажем о чужих ошибках, чтобы вы могли пользоваться новой редакцией максимально комфортно.

О чем вы узнаете в статье:

Этапы перехода на новую редакцию

Самая распространенная и самая главная ошибка, которую допускают пользователи «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5, решившиеся на переход на редакцию 3.1, – легкомысленное отношение к самой процедуре перехода.

Важно! Переход на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» третьей редакции производится не обновлением «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5, а переносом данных из нее в совершенно новую программу. По сути, это внедрение новой программы. И относится к нему нужно со всей серьезностью.

Как любое внедрение, переход на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 состоит из нескольких этапов:

подготовка к переходу;
перенос данных и настройка новой программы;
проверка перенесенных данных.

Рассмотрим подробнее эти этапы.

Какие данные будут перенесены

Рассмотрим варианты переноса данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5.

На сайте 1С:ИТС в разделе «Технологическая поддержка прикладных решений» 16 февраля 2016 г. опубликована статья под названием «Перенос данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 2.5 в редакцию 3.0». В ней содержится информация о том, что и каким образом переносится из старой программы в новую:

«По умолчанию переносится минимальный объем информации, достаточный для начала ведения учета в новой редакции. При этом не переносится информация, которая заведомо не может быть качественно перенесена из-за различий в методике ведения учета или в структуре программ.

После переноса требуется выполнить начальную настройку программы с учетом ее новых возможностей по сравнению с прошлой редакцией.

На текущий момент по умолчанию предусмотрен перенос следующих данных:

справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;
начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);
список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке;
штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;
кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);
данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев;
данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года);
остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

Не переносятся такие данные, как:

информация о действующих сотрудниках-договорниках ГПХ;
начисления и удержания с произвольными формулами;
кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;
фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;
сведения о займах сотрудников;
действующие на момент переноса отпуска, в том числе по уходу за ребенком.

В программе предусмотрена возможность и «полного» переноса. При нем выполняется попытка переноса данных, которые не переносятся по умолчанию. Следует учитывать недостатки такого варианта переноса:

методика расчета зарплаты и кадрового учета наследуется из прошлой программы, несмотря на усовершенствования новой;
переносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.

Поэтому такая возможность может быть востребована, например, для организаций с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных».

Как показала практика, предприятия, пожелавшие перенести «все нажитое непосильным трудом» в новую программу, в придачу к огромному объему перенесенной информации (и утяжелению базы данных) получили и непрекращающуюся головную боль из-за того, что зачастую данные переносятся некорректно, а проявляется это в самый неподходящий момент непредсказуемым образом.

Отсюда следует первый важный вывод: если вы не являетесь организацией «с простой системой оплаты труда, с небольшим количеством сотрудников и объемом накопленных данных» – не выбирайте вариант переноса «за период», выбирайте вариант «на дату».

У вас в базе данных не будет документов приема на работу и кадровых переводов для сотрудников, работающих на дату переноса. Это не страшно: кадровая история таких сотрудников записывается в специальный регистр сведений, откуда благополучно попадает в личную карточку сотрудника (Т-2). Зато вам не придется тратить время на поиски документа, ответственного за неправильное начисление или непонятно откуда возникший перерасчет.

Когда лучше переходить

К сожалению, большой плюс варианта переноса «на дату» (отсутствие истории) оборачивается минусом, если переход производится не с начала календарного года. Дело в том, что из-за отсутствия перенесенных документов начисления/выплат вы не сможете сформировать своды за месяцы с начала года до даты перехода.

Есть еще один неприятный момент, к которому нужно быть готовым: предпочтительный перенос данных «на дату», выполненный в середине года, не убережет вас от некорректного-+ (иногда) поведения программы и перерасчетов неясной природы.

Обезопасить себя от подобных неприятностей можно, если выполнить перенос данных в январе-феврале по состоянию на 1 января. Да, январь-февраль – горячая пора для всей бухгалтерии. Но зато вы получите возможность видеть полную картину за целый год. Все движения будут формироваться вновь создаваемыми документами, а вы сможете не только получать своды, но и контролировать (а при необходимости и менять) свои данные с начала года.

Отсюда второй важный вывод: если вас ничто и никто не торопит – не спешите. Запланируйте переход на новую программу на начало следующего года и спокойно к нему подготовьтесь.

Подготовка к переходу

Подготовка к переходу включает два момента, один из которых желательный (особенно если вы будете переходить с 1 января), а другой обязательный.

Желательно, если есть такая возможность, на момент перехода погасить все задолженности по зарплате, НДФЛ и взносам. Это важно, потому что таким образом мы минимизируем последующие ошибки при составлении регламентированной отчетности. В этом году вся страна участвует в игре «сдать 6-НДФЛ и не умереть», а в следующем году нас может ожидать новая форма 6-НДФЛ. Лучше подготовиться заранее.

Что нужно сделать обязательно: найдите время и пройдите обучение по новой редакции программы. Не будьте самонадеянными!

Когда вы впервые пересаживаетесь с велосипеда за руль автомобиля, то без обучения и практики вы не сможете ехать на машине, даже если знаете наизусть правила дорожного движения. Так и здесь: даже если вы бог кадрового учета и гуру в расчете зарплаты – вы не сможете качественно работать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, и использовать весь ее богатый функционал, если не подготовитесь соответствующим образом.

В моей практике был опыт неудачного перехода на «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, когда все было сделано вовремя (в январе) и правильно (на дату), но тем не менее ни кадровики, ни расчетчики так и не начали работать в программе – пользователи, отказавшись от предварительного обучения, банально не знали, каким образом отражать в программе ту или иную операцию, а объем текущих дел был таков, что у них просто не нашлось времени учиться на ходу.

Поможем научиться работать в новой редакции программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Так что идеальный порядок перехода с «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 выглядит следующим образом:

проходим обучение;
в декабре погашаем все задолженности – выплачиваем зарплату, отпускные, больничные таким образом, чтобы крайний срок перечисления НДФЛ не уходил в следующий налоговый период, т.е. на другой год;
переходим в январе, максимум в феврале;
выбираем вариант переноса данных «по состоянию на» – получаем начальную штатную расстановку на начало года. Нет кадровых и расчетных документов за прошлые годы, т.е. начинаем расчеты с нуля.

Такой вариант перехода на новую редакцию сильно облегчит жизнь всем организациям, решившимся на переход. Но особенно он актуален для крупных организаций с большим количеством сотрудников, сложной системой оплаты труда, разветвленной структурой предприятия, активным кадровым движением.

Перенос данных и настройки программы

Перед переходом надо закрыть в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 месяц – отразить в программе все начисления и все выплаты, иначе остатки по взаиморасчетам будут перенесены некорректно.

И в обязательном порядке стоит сделать резервную копию – на всякий случай. Она поможет в дальнейшем, если возникнет вопрос о состоянии учета на момент перехода.

Сама процедура переноса данных занимает совсем немного времени и никаких сложностей не вызывает:

обновляем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5 до последнего релиза;
устанавливаем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, последнего релиза и создаем пустую базу;
запускаем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, указываем базу «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, из которой будем переносить данные, и параметры подключения к ней (пользователя с паролем);
выбираем вариант переноса данных – «на дату» (по умолчанию) или «за период»;
запускаем перенос и дожидаемся его окончания.

После того как данные из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, будут перенесены в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, программа предложит выполнить дальнейшую настройку. Можно отказаться от настройки и выполнить ее позже (не лучший вариант – потом придется искать разные настройки в разных местах программы), можно бездумно согласиться со всем, что предложит программа, и нажать все флажки, что называется, на будущее (тоже не оптимально – есть риск захламить справочники начислений и удержаний).

Оба варианта не критичны, просто в дальнейшем потребуют больших усилий от пользователя по наведению порядка в базе данных. Лучше сразу спокойно и не торопясь пройтись по всем страницам настройки и подтвердить только те особенности, которые сейчас присущи вашей организации, без всяких флажков «про запас».

После того как настройка программы закончена, стоит распечатать отчет «Настройка расчета зарплаты и кадрового учета » («Настройка» – «Отчет по настройкам ») и проверить себя.

Не беда, если что-то забыли и не учли – настройки программы, организации, кадрового учета и расчета зарплаты доступны для корректировки в любой момент.

Далее нужно убедиться, что в новой программе нет задублированных физлиц – это очень важно для дальнейшего учета по НДФЛ и взносам. Проверить наличие дублей (и избавиться от них) можно с помощью специальной обработки («Кадры » – «Сервис » – «Объединение личных карточек »).

Далее необходимо проверить справочники начислений и удержаний – зависимости, состав базы. На сегодняшний день уже реализован перенос начислений с нерегламентированным способом расчета, но для них в обязательном порядке нужно проверить формулы расчета.

Большую часть информации, перенесенной из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, документами, можно найти в двух местах:

«Администрирование » – «См. также » – «Переносы данных »;
«Главное » – «См. также » – «».

Документами «Переносы данных » переносится следующая информация (для варианта перехода «на дату»):

«ЗП_СЗО », «ЗП_СЗФСС » – документы с такими номерами содержат данные, необходимые для расчета среднего заработка;
«ИЛ » – все удержания по действующим исполнительным листам. Сами исполнительные документы тоже, разумеется, переносятся;
«НДФЛ » – данные о доходах, предоставленных вычетах, расчетах по НДФЛ, если переход выполнен не с начала года. Документы, подтверждающие право на вычет, переносятся в журнал «Заявления на вычеты »;
«ПСС » – пособия по социальному страхованию с начала года;
«СВ » – страховые взносы с начала года;
«РКД » – реестр кадровых приказов для формирования личных карточек сотрудников;
«РОтп » – реестр отпусков для работающих сотрудников;
«ТДК » – данные трудовых договоров.

В журнал «Данные на начало эксплуатации » записываются документы:

«Начальная штатная расстановка » – сколько подразделений, столько и документов. Здесь все сотрудники, работающие на дату переноса, с их плановыми начислениями, авансом, графиком работы, остатками отпусков. Сформируйте несколько кадровых отчетов («Штатная расстановка », «Штатные сотрудники ») и проверьте, что все сотрудники находятся на своих местах. Отчет «История изменения оплаты труда » поможет проверить назначение плановых начислений сотрудникам;
«Периоды, оплаченные до начала эксплуатации » – сюда записываются, например, отпуска, продолжающиеся после даты переноса, но оплаченные до нее;
«Начальная задолженность по зарплате » – один документ на всю организацию.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, задолженность по зарплате ведется в разрезе физлиц, а в редакции 3.1 – в разрезе сотрудников и подразделений.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1 остатки по взаиморасчетам формируются не абсолютные, а относительные. То есть если зарплату за апрель в размере 100 000 руб. полностью выплатили в следующем месяце, а переходим на «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, с 1 мая, то в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, остаток на 01.05 будет 100 000 руб., а в новой программе – 0 руб. Таким образом, отпадает необходимость отражать в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 выплату зарплаты в мае за апрель.

Для проверки начального сальдо по зарплате сформируйте, например, отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат » с группировкой по подразделениям и убедитесь, что у вас корректно перенесена не только общая задолженность, но и задолженность в разрезе подразделений.

Нужно отметить, что на сегодняшний день уже реализован перенос информации по сотрудникам-договорникам ГПХ и отпусков по уходу за ребенком, но эти данные тоже следует уточнить.

Также стоит проверить графики работы сотрудников.

Обратите внимание: в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 2.5 ночные часы включались в продолжительность рабочей смены. В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» третьей редакции ночные часы планируются отдельно от дневных. Например, «Я6 Н2» означает 8 рабочих часов, из которых 6 дневных и 2 ночных.

После выполнения основных проверок (основных, потому что за один раз проверить все вряд ли удастся, особенно если у вас крупная организация) сделайте резервную копию новой программы. Если вы только осваиваете «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, то в дальнейшем вам пригодится резервная копия данных, когда вы будете экспериментировать с настройками начислений.

Это статья из газеты «Прогрессивный бухгалтер» для коммерческих организаций, № 5, 2017. Подпишитесь на бесплатную газету , чтобы получать полезные статьи и вовремя узнавать об изменениях в законодательстве!

О чем вы узнаете в статье:

Этапы перехода на новую редакцию

Как любое внедрение, переход на «1С:Зарплата и управление персоналом 8» 3.1 состоит из нескольких этапов:

подготовка к переходу;
перенос данных и настройка новой программы;
проверка перенесенных данных.

Рассмотрим подробнее эти этапы.

Какие данные будут перенесены

Рассмотрим варианты переноса данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5.

На текущий момент по умолчанию предусмотрен перенос следующих данных:

справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и основная связанная с ними справочная информация;
начисления и удержания с регламентированным способом расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т. п.);
список позиций штатного расписания не переносится, но при необходимости может сформироваться по штатной расстановке;
штатная расстановка на месяц начала эксплуатации;
кадровая история сотрудников для заполнения их личных карточек (Т-2);
данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за три предшествующих года, для отпусков и других случаев – за 15 предшествующих месяцев;
данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если эксплуатация начинается не с начала года);
остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

Не переносятся такие данные, как:

информация о действующих сотрудниках-договорниках ГПХ;
начисления и удержания с произвольными формулами;
кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности;
фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности;
сведения о займах сотрудников;
действующие на момент переноса отпуска, в том числе по уходу за ребенком.

методика расчета зарплаты и кадрового учета наследуется из прошлой программы, несмотря на усовершенствования новой;
переносится неиспользуемая или редко используемая информация, что излишне увеличивает как время переноса, так и вероятность переноса с ошибками.

Когда лучше переходить

Подготовка к переходу

Поможем научиться работать в новой редакции программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

проходим обучение;
в декабре погашаем все задолженности – выплачиваем зарплату, отпускные, больничные таким образом, чтобы крайний срок перечисления НДФЛ не уходил в следующий налоговый период, т.е. на другой год;
переходим в январе, максимум в феврале;
выбираем вариант переноса данных «по состоянию на» – получаем начальную штатную расстановку на начало года. Нет кадровых и расчетных документов за прошлые годы, т.е. начинаем расчеты с нуля.

Перенос данных и настройки программы

Сама процедура переноса данных занимает совсем немного времени и никаких сложностей не вызывает:

обновляем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5 до последнего релиза;
устанавливаем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, последнего релиза и создаем пустую базу;
запускаем «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, указываем базу «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 2.5, из которой будем переносить данные, и параметры подключения к ней (пользователя с паролем);
выбираем вариант переноса данных – «на дату» (по умолчанию) или «за период»;
запускаем перенос и дожидаемся его окончания.

«Администрирование » – «См. также » – «Переносы данных »;
«Главное » – «См. также » – «».

Документами «Переносы данных » переносится следующая информация (для варианта перехода «на дату»):

«ЗП_СЗО », «ЗП_СЗФСС » – документы с такими номерами содержат данные, необходимые для расчета среднего заработка;
«ИЛ » – все удержания по действующим исполнительным листам. Сами исполнительные документы тоже, разумеется, переносятся;
«НДФЛ » – данные о доходах, предоставленных вычетах, расчетах по НДФЛ, если переход выполнен не с начала года. Документы, подтверждающие право на вычет, переносятся в журнал «Заявления на вычеты »;
«ПСС » – пособия по социальному страхованию с начала года;
«СВ » – страховые взносы с начала года;
«РКД » – реестр кадровых приказов для формирования личных карточек сотрудников;
«РОтп » – реестр отпусков для работающих сотрудников;
«ТДК » – данные трудовых договоров.

В журнал «Данные на начало эксплуатации » записываются документы:

«Начальная штатная расстановка » – сколько подразделений, столько и документов. Здесь все сотрудники, работающие на дату переноса, с их плановыми начислениями, авансом, графиком работы, остатками отпусков. Сформируйте несколько кадровых отчетов («Штатная расстановка », «Штатные сотрудники ») и проверьте, что все сотрудники находятся на своих местах. Отчет «История изменения оплаты труда » поможет проверить назначение плановых начислений сотрудникам;
«Периоды, оплаченные до начала эксплуатации » – сюда записываются, например, отпуска, продолжающиеся после даты переноса, но оплаченные до нее;
«Начальная задолженность по зарплате » – один документ на всю организацию.

Также стоит проверить графики работы сотрудников.

Услуги по внедрению и сопровождению

1С:Зарплата и управление персоналом 8. Переход с редакции 2.5 на редакцию 3.1

Переход от редакции 2.5 на 3.1 не происходит полностью автоматически, так как редакция 3.1 – это другая программа, в которой данные хранятся и обрабатываются иным способом, чем в редакции 2.5.

Подготовка к переносу данных

Перед началом переноса данных в новую редакцию необходимо сделать следующее:

Завершить все операции в текущей информационной базе (редакции 2.5): начислить зарплату, налоги, взносы, командировки, отпуска, больничные, передать данные в бухгалтерскую программу и т.д.
Сделать копию рабочей информационной базы и развернуть ее в локальном каталоге на своем рабочем компьютере. Обновить ее до актуального релиза.
Посмотреть, какая версия программы установлена, можно из меню "Справка – О программе". Там же можно увидеть, в каком каталоге располагается информационная база.
Установить актуальный релиз конфигурации редакции 3.1 в новый, чистый каталог, создав новую информационную базу.
При необходимости установить платформу "1С:Предприятие 8" требуемого релиза.

При первом запуске редакции 3.1 в чистой базе будет предложено несколько вариантов начала работы с программой, из которых нужно выбрать "Перенести данные из программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8", редакция 2.5 ".

Далее нужно будет выбрать исходную информационную базу из предложенного списка. Установите курсор на название выбранной информационной базы, проверьте, чтобы путь к ней соответствовал каталогу из меню "Справка – О программе" этой базы, и введите имя и пароль пользователя этой базы, имеющего права администратора.

Если данные пользователя введены правильно и выбрана нужная исходная информационная база, то программа сама откроет эту базу и возьмет оттуда все необходимые данные.

Выбор варианта переноса данных

По умолчанию предлагается упрощенный перенос данных, который позволит использовать новые возможности кадрового учета и расчета заработной платы. Вы перенесете все данные, необходимые для расчета среднего заработка, сдачи отчетности по НДФЛ и взносам в текущем году, но расчет зарплаты начнете с "чистого листа", без накопившихся в прошлой системе ошибок.

Сначала нужно установить месяц начала эксплуатации. Программа предусматривает возможность начать эксплуатацию с любого месяца. Если месяц не совпадает с началом года, то дополнительно будут перенесены данные для расчета НДФЛ и отчетности в фонды за текущий год.

Какие данные переносятся?
– Справочники: организации, подразделения, должности, сотрудники и связанные с этими справочниками данные.
– Начисления и удержания с предопределенными способами расчета (оклад, премия, исполнительные листы и т.п.).
– Штатная расстановка на начало эксплуатации. Штатное расписание автоматически воссоздается на основе штатной расстановки.
– Кадровая история сотрудников для заполнения личных карточек (Т-2).
– Данные для расчета среднего заработка: для пособий ФСС – за 3 предшествующих года, для остальных случаев – за 15 месяцев.
– Данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса (если перенос не с начала года).
– Остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

Будут перенесены все кадровые данные. Данные по расчету зарплаты перенесутся с указанного вами года.

Сравнение вариантов переноса данных

Вариант №1	Вариант №2
Максимальное использование новой функциональности.	Использование документов и операций из предыдущей редакции.
Минимально необходимые, но достаточные данные – это быстрый перенос и нетрудозатратная выверка данных.	Много данных – это медленный перенос и большая работа по выверке данных.
Подходит даже для нетиповых конфигураций. Позволяет перейти к полностью типовому решению.	Повышенные требования к качеству данных в редакции 2.5. Возможность получать кадровую статистику за прошлые периоды в новой базе данных. Возможность формировать своды и расчетные листки за прошлые периоды в новой базе данных. Возможность рассчитывать базу для начислений за прошлые периоды в новой базе данных.
Фактически это "свертка базы".

Проверка результатов переноса данных

Перед началом эксплуатации необходимо убедиться в правильности и полноте перенесенных данных.

Главное меню – Данные на начало эксплуатации

Начальная штатная расстановка – данные для расчета зарплаты, актуальные на момент переноса.
Начальная задолженность по зарплате – если кому-то не была выдана зарплата на момент переноса.

Меню Кадры – Сотрудники

Личные данные сотрудников должны перенестись полностью.

Меню Администрирование – Переносы данных

Документы "Переносы данных" хранят:

данные для формирования отчетности текущего года в случае переноса не с начала года (НДФЛ и СВ – страховые взносы, ПСС – пособия за счет средств ФСС);
кадровую информацию (РКД – регистр кадровых приказов, ТДК – информация о трудовых договорах, РОтп – регистр отпусков, ИЛ – исполнительные листы);
данные для расчета среднего заработка (ЗП_СЗФСС – для пособий ФСС, ЗП_СЗО – для отпуска).

Организационная структура

Справочник "Организации".
Справочник "Подразделения" и "Территории".

Необходимо привести и ее в соответствие реальной структуре предприятия.

Физические лица и сотрудники

Используйте кадровые отчеты для проверки перенесенных данных. Распечатайте личные карточки сотрудников и раздайте им для проверки – это хороший способ провести инвентаризацию данных сотрудников.

Начисления и удержания

Один план видов расчетов "Начисления".
Один план видов расчетов "Удержания".

Проверка формул в начислениях и удержаниях.

Вариант переноса №2

Дополнительно к данным первого варианта переноса формируются вспомогательные документы с кодами:

РВ – рабочее время по всем сотрудникам за все периоды.
ОСО – данные для расчета остатков отпусков.
ЗП – данные о всех начислениях и удержаниях.
НЗП – данные о всех начислениях и удержаниях по сотрудникам для формирования сводов и расчетных листков.
ЗС – расчеты по займам.
ВЗ – подробные данные по взаиморасчетам для формирования информации о задолженности.
ДнСост – сведения об отсутствии сотрудников.

Тестовый прогон расчета зарплаты

Проведите пробный расчет в новой программе и сверьте результаты с таким же расчетом в редакции 2.5.

Подведем итоги

Итак, для перехода на редакцию 3.1 требуются подготовительные действия, включающие приведение в порядок текущих данных и "закрытие месяца" в ЗУП 2.5. При выборе варианта переноса, рекомендуемого разработчиками, вы получите "свертку базы" на начало ввода в эксплуатацию новой редакции, при этом все данные за прошлые периоды никуда не денутся, а останутся в старой информационной базе. Вы можете вести параллельный расчет зарплаты первые несколько месяцев в обеих базах, чтобы убедиться в правильности расчетов и увериться в своих силах, если это необходимо.

Ответы на часто задаваемые вопросы

	Возможно ли самостоятельно провести процедуру перехода? Пользователи, обладающие навыками администрирования "1С:Предприятие 8", могут провести перенос данных самостоятельно, без привлечения специалистов. Остальным рекомендуем воспользоваться услугами партнеров "1С".
	Можно ли перейти на редакцию 3.1 не с начала года? Да, возможен перенос данных начиная с любого месяца. Если переход происходит не с начала года, то дополнительно переносятся данные за текущий год, необходимые для формирования отчетности по НДФЛ и взносам в фонды.
	Нужно ли покупать лицензию на редакцию 3.1? Нет, если у вас уже есть лицензия на "1С:Зарплата и управление персоналом 8 ", которая дает право использовать любую редакцию – и 2.5 и 3.х. Но вы должны иметь активную интернет-поддержку (для версий ПРОФ и КОРП это означает иметь действующую подписку 1С:ИТС).
	Где взять дистрибутив ЗУП 3.1 актуальной версии? Обратитесь к вашему обслуживающему партнеру 1С. Если у вас действующая поддержка (подписка 1С:ИТС для версий ПРОФ и КОРП), то вам предоставят доступ к полному дистрибутиву.
	Можно ли разобраться в новой редакции 3.1 без предварительного обучения? Это возможно, но не рекомендуется. Правильнее всего будет пройти курсы "1С" очно или в интернете заранее, а затем уже переходить на новую редакцию.
	Какие курсы или лекции стоит послушать? На сайте edu.1c.ru в разделе "Зарплата 8" есть отличные курсы за очень небольшую плату. Кроме того, в "1С:Лектории " регулярно читаются лекции по новой редакции ЗУП, архив лекций доступен всем подписчикам 1С:ИТС ПРОФ.

Последнее время очень часто стали поступать вопросы по переходу на 1С ЗУП 3 с ЗУП 2.5 (хотя они особо и не прекращались с тех пор, как стало известно, что ЗУП 2.5 в 2018 году поддерживаться не будет ). И многие клиенты, которым я помогал выполнить перенос и настраивать ЗУП 3, жалуются на то, что очень часто за перенос данных просят очень существенные суммы.

Тот, кто знаком с механизмом переноса (а в случае с переносом из типовой ЗУП 2.5 тут нет ничего сложного ) отказываются от подобных предложений и делают его сами. Однако стоит сказать, что необходимо знать некоторые особенности переноса сведений и обработки перенесенных сведений. Поэтому я хочу рассказать об одном ресурсе, где вся эта информация собрана в структурированном виде и постоянно обновляется по мере выявления (появления) новых особенностей (ошибок) переноса.

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

Конечно, в интернете можно найти ответы на многие вопросы, но основная проблема интернета, как мне кажется, заключается в том, что большая часть информации слишком хаотично разбросана по разным ресурсам. Часто возникает вопрос и к актуальности этой информации.

Для ситуации, о которой мы говорим, это довольно важные критерии. «Размазывать» вопрос перехода на долгие месяцы теперь не получится — 1С ЗУП 2.5 не будет обновляться . Необходимо быстро получить четкую и достоверную информацию о переходе на ЗУП 3 .

Команда довольно известного проекта ПРОФБУХ8 основательно поработала над этим вопросом и накануне 2018 года запустила новый проект БУЭКСПЕРТ8 . Проект ещё наполняется контентом, но вот разбор перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 уже освещен большим количеством материалов. Да Вы и сами можете посмотреть, какие материалы присутствуют в соответствующем разделе:

Основные статьи — здесь рассказывается о том, как выполнить перенос, что и куда именно переносится (и для «рекомендованного» и для «полного переноса»), как проверить перенесенные сведения, отличия 1С ЗУП 3 от ЗУП 2.5
Кейсы — конкретный ситуации, сложности, связанные с переносом данных
Ответы на вопросы — это самые интересные вопросы посетителей по ситуации с переносом данных (вопросов и кейсов там очень много, они описываются почти все ситуации и ошибки, которые могут возникнуть после переноса данных)
Онлайн-семинары — онлайн семинары, которые проводились в 2017 году по этой теме в 2017 году

Кроме того подписчик получает:

Доступ ко всем ежемесячным семинарам по ЗУП 3 — это поддерживающие семинары, которые начиная с сентября 2015 года проводятся ежемесячно. Здесь рассматриваются все новшества программы 1С ЗУП 3, а также интересные вопросы подписчиков и кейсы. Это оооооочень большая база знаний по ЗУП 3, изучив которую можно существенно расширить свои знания о программе;
Сборники вопросов по ЗУП — подписку ежемесячные сборники интересных вопросов по ЗУП 3
Горячие темы — подписку на срочные вопросы, связанные с учетом в ЗУП и в целом с учетем зарплаты, на которые надо обратить отдельное внимание.

Всё это Вы можете увидеть сами на страницах ресурса, которые посвящены 1С ЗУП:

Но и это ещё не всё. Кроме доступа к ресурсу подписчик получает доступ ко всем семинарам по отчетности за 2017 года (записям и прямым эфирам). Тут я не буду много рассказывать, думаю, кому интересно сможет сам всё изучить на странице подписки:

Конечно, это ещё молодой проект и не всё выглядит законченным, но уже сейчас он содержит существенный объем информации, который поможет не только перейти на ЗУП 3, но и спокойно вести в ней учет.

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога: